Artykuł sponsorowany
W erze cyfryzacji, zarządzanie dokumentacją firmową staje się coraz większym wyzwaniem. Trzeba nie tylko zadbać o bezpieczeństwo danych, ale również spełnić wymogi prawne dotyczące archiwizacji i usuwania nieaktualnych informacji. Jak więc skutecznie poradzić sobie z tymi zadaniami? O tym więcej w naszym najnowszym artykule.
Digitalizacja przenosi zarządzanie dokumentacją firmową na zupełnie nowy poziom. Przechodząc z tradycyjnej obsługi dokumentacji papierowej na zdigitalizowany system, firmy mogą usprawnić wiele procesów, jednocześnie zwiększając ochronę swoich cennych danych. W świecie, gdzie dane są nowym złotem, ochrona informacji jest kluczowa. Digitalizacja, wraz z odpowiednimi procedurami i narzędziami, pozwala na skuteczne zabezpieczanie, archiwizowanie i usuwanie nieaktualnych danych firmy. Korzyści wynikające z digitalizacji to między innymi:
Jednak, aby skorzystać z tych korzyści, digitalizacja musi być przeprowadzana z najwyższym stopniem staranności i odpowiedzialności. Obsługa dokumentacji papierowej powinna odbywać się w kontrolowany sposób, zgodnie z najnowszymi standardami ochrony i zabezpieczeń.
Archiwizacja dokumentacji w cyfrowym świecie wydaje się skomplikowany, ale jest to klucz do sprawnego zarządzania firmową dokumentacją. Obecne regulacje prawne wymagają od firm, aby przechowywać dane przez określony czas, ale cyfrowy świat oferuje wygodne i efektywne rozwiązania do przechowywania tych informacji. Proces archiwizacji w środowisku cyfrowym zaczyna się od przekształcenia dokumentów papierowych na cyfrową wersję. W kolejnym kroku dane są sortowane i zapisywane na bezpiecznych serwerach. Dzięki temu zyskujemy łatwy dostęp do wszystkich zarchiwizowanych dokumentów, które zawsze są zgodne z najnowszymi regulacjami prawnymi. Zabezpieczanie, archiwizowanie i usuwanie nieaktualnych danych nigdy nie było łatwiejsze. Dzięki technologii cyfrowej archiwizacja dokumentacji jest teraz bardziej skuteczna i bezpieczna.
W digitalizacji firmowej dokumentacji kluczowym jest nie tylko zabezpieczenie i archiwizacja danych, ale również ich odpowiednie usuwanie zgodnie z regulacjami prawnymi. Zgodnie z RODO jedną z wymienionych obowiązków, które muszą spełnić firmy, jest uszanowanie „prawa do bycia zapomnianym”. Oznacza to, że GDPR wymaga od firm usuwanie danych, które przestały być relewantne, są nieaktualne lub gdy klient wyrazi taką wolę. Proces ten obejmuje kilka etapów:
– Rozpoznanie danych do usunięcia: Informacje, które są nieaktualne lub nie są już potrzebne, są identyfikowane przez system.
– Zlecenie usunięcia: Po zidentyfikowaniu danych, firma podejmuje decyzję o ich usunięciu.
– Przeprowadzenie kasacji: Dane są niszczone w bezpieczny sposób, uniemożliwiający ich odzyskanie.
– Dokumentacja procesu: Firma musi prowadzić precyzyjną dokumentację wszystkich procesów usuwania danych.
Ważne jest, aby pamiętać, że niewłaściwe usuwanie danych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, co podkreśla jak istotne jest przestrzeganie regulacji GDPR w tym zakresie.
